Es muy común que los empresarios o directores de Pymes se encuentren solos en la cima de la empresa, tomando decisiones vitales para resolver cuestiones del hoy y que a lo mejor comprometen el mañana, en base a la experiencia o intuición, a veces aconsejados y muchas veces mal informados. Independientemente del número de empleados, el tamaño, la estructura o la complejidad de la empresa, la responsabilidad por el éxito de la empresa recae principalmente sobre los hombros del director. En esa posición, tal vez no somos conscientes de que tenemos un problema o que estamos sembrando otro, porque hasta ahora hemos podido sortear buena parte de los inconvenientes sin mayores costos y sin comprometer el futuro de la empresa, al menos que sepamos.
Diferenciemos algunos tipos de consejos que operan. En primer lugar están los Consejos de Administración que responden al gobierno corporativo de la empresa, accionistas y asamblea, ocupándose entre otros temas a la estrategia, inversiones, riesgos, auditorias y compensaciones. Los Consejos Consultivos o los Advisory Boards proporcionan asesoramiento al empresariado sobre cómo alcanzar objetivos estratégicos y apoyarlo en aspectos de desarrollo de su organización fortaleciendo sus capacidades. Los consejos de especialización apoyan en proyectos específicos por un tiempo determinado. Y los Consejos Familiares, muy necesarios para lograr el equilibrio de poderes en una organización nueva permitiendo cierta fluidez en la toma de decisiones. Si no se tiene la cultura de control y prácticas formales de gestión, sugerimos iniciar con un Consejo Consultivo e ir preparando a la organización en prácticas de empresas más corporativas como lo son la constitución de Consejos de Administración.
El consejo consultivo proporciona experiencia, orientación y respuesta a las preguntas que hay sin resolver o que más le preocupan al empresario. Es un instrumento de contrapeso, pues el director puede estar tomando decisiones sin saber que comprometen el sano desarrollo de la empresa. En todos los casos, el consejo asesor proporciona al empresario un grupo de expertos que discuten oportunidades, desafíos y próximos pasos en forma profesional e independiente. Lo que realmente agrega valor a las aportaciones es la entrega con honestidad y seguridad, incluso si contradice al director, porque es justo ahí donde se produce el contrapeso de ideas, a veces necesario para perseguir la mejor solución.
Para conformar un Consejo Consultivo lo primero es tener un propósito o visión. Un empresario director puede tener cualquiera de estas aspiraciones; estar resuelto a resolver los desafíos actuales, aprovechar nuevas oportunidades, emprender nuevas ideas, desarrollar su empresa, querer pensar en fortalecer los elementos de su plan de negocios, completar capacidades o conocimientos ausentes, tomar decisiones vitales con contrapeso entre muchas otras. Todas ellas constituyen excelentes razones que en equipo de una mesa de expertos que ya hayan vivido la experiencia, le permitirán alcanzar su visión con menor costo y en menor tiempo. Lo más importante es que el empresario exitoso es honesto consigo mismo al reconocer que no sabe todo y no tiene porque saberlo.
Los siguientes, son 10 elementos que consideramos básicos y que no deben estar ausentes al momento de constituir un consejo consultivo eficaz y profesional, que asegure cumplir con los objetivos trazados.
1 Conocimiento de la empresa. El primer paso es conocer las aspiraciones de la empresa, desde su visión, proyectos y evolución, entre otros aspectos, así como también el perfil del empresario líder. Dicha información se recopila principalmente en forma muy práctica a través de cuestionarios y entrevistas, permitiendo armar una matriz de desarrollo para cada una, útil al momento de escoger a los consejeros que lo acompañarán.
Nuestros consejeros se involucran con el destino de la empresa, por lo tanto, tienen el deber de conocer todos los aspectos clave del negocio tanto a nivel táctico como estratégico, como son; visión, misión, valores, proyecciones, resultados, planes de inversión, indicadores, estrategias, problemas, oportunidades, desarrollo, líneas de negocio, y muchos otros que implica la normal toma de decisiones.
2 Selección del equipo consejero. El perfil de los consejeros es fundamental, para contar con un consejo de calidad y con la experiencia necesaria y probada para complementar el propósito de la dirección y de la empresa. Para confirmar estas cualidades, a cada consejero se le realiza un Assessment y perfil de experiencia, que combinándolo con la matriz de empresas se ven de forma clara las mesas.
3 Confidencialidad de información sensible. Este es un aspecto clave de cualquier negocio a cuidar para cimentar confianza mutua. Toda empresa genera sus propias características distintivas a través de la combinación de sus recursos, haciéndola única. Razón suficiente para que todo consejero BTC firme un convenio de confidencialidad asegurando que nunca podrá revelar información sensible, quedando inhabilitado para ejercer funciones similares como consejero en empresas de la competencia directa.
4 Miembros del equipo de consejo. El valor de un consejo asesor está determinado por sus miembros, no por su tamaño. Para integrar la mesa de consejo será suficiente un equipo de 4 personas, máximo 5, incluido el director general. 3 de ellos son miembros externos independientes, con grado profesional y experiencia empresarial registrados en BTC, provenientes de diversas actividades que aportan experiencia y variedad para los fines que la empresa busca.
De los miembros internos propuestos por el director, si así lo decide, pueden ser parte del equipo directivo de la empresa, accionistas o bien cercanos de confianza, no obstante, habrá que mantener el debido proceso para ser incluidos, así como estar conscientes de la responsabilidad de cumplir con el rol.
Uno de los beneficios para la empresa que este tipo de estructuras de apoyo presenta, es que los miembros pueden rotar de acuerdo a los nuevas necesidades que se vayan presentando sin que represente costos laborales o de cambio, pues el acuerdo que tiene BTC con su comunidad de consejeros es de mantener la flexibilidad sin compromiso de tiempo.
5 Plan de sesiones de consejo. Este es un aspecto relevante al momento de pensar en construir valor a través de juntas efectivas de 4 consejeros. El orden y la disciplina son aspectos clave a cuidar y es lo que distingue a BTC. Para ello se estructuran sesiones virtuales de manera lograr una máxima relación entrega/beneficio considerando dos sesiones al mes para tener continuidad en el desarrollo de la empresa, las 3 primeras sesiones no tienen costo con el objetivo de conocer a la empresa y su director, el tiempo de cada sesión es de máximo 90 minutos y se llevan a cabo con reloj y agenda.
Los directores deben tratar las reuniones del consejo asesor como un activo vital de la empresa, pues los asesores proporcionan valiosos comentarios y recomendaciones, más si están preparados antes de las reuniones. Toda la información relevante, como planes de negocios, estados financieros y otros informes, deben recibirlo los asesores mucho antes de las reuniones. Todos los detalles deben planificarse con antelación, incluyendo la orden del día y la hora de la reunión y cualquier otra necesidad.
6 Roles de consejeros. En primer lugar está el rol del director general que funge como consejero ejecutivo pues tiene plenos poderes para hacer que se cumplan y ejecuten las decisiones que previamente apoye el consejo, también funge como secretario y elabora sus presentaciones, minutas y la agenda que desea resolver. Sigue el consejero de cabecera, es el miembro de la mesa que tiene contacto permanente con la dirección general y con los consejeros para la coordinación de actividades, análisis previos, apoyo a presentaciones y minutas. Y no por estar al final de la lista son menos importantes, los consejeros que junta a junta se comprometen con todos los aspectos operativos a cumplir y así realizar una entrega profesional, analizando cada tema que el director proponga.
7 Evaluaciones para mejorar. El proceso de aprendizaje y mejora continua es la bandera de todo consejo BTC, es por ello, que se han diseñado e implementado evaluaciones a varios aspectos para mantener y mejorar el nivel del consejo. Es la forma más honesta de poder auto conocer la ejecución del proceso. Sin embargo, esto no exime a los consejeros del intercambio franco y frecuente de opiniones e ideas para mejorar y que se confirme que realmente es un Consejo Consultivo de Valor, pues el valor está en que todos los integrantes aprenden y crezcan como equipo.
8 Decálogo del consejero. Para reforzar aún más el espíritu profesional de eficiencia y valor, cada consejero firma un decálogo que subraya las reglas básicas de acción como consejero BTC, centradas en un honesto hacer, decir y respetar procesos y cultura de entrega.
9 Código de conducta de la sesión. Bien sabido la sobreactividad que se produce siempre en una junta de consejo y potenciada por ser sesiones virtuales, lo que motiva a recordar algunas reglas de urbanidad para su desenvolvimiento y conclusión en forma fluida. Siempre recordando el objetivo de las sesiones, encontrar la mejor solución para la empresa.
10 Funciones del consejero de cabecera. Ya lo hemos comentado en puntos anteriores, se hace necesario un coach de dirección para que no se siente frente de 3 personas con perfiles muy distintos, más bien dos frente a dos. El consejero de cabecera acompaña al director en todas sus dudas fuera de horario de sesiones y ayuda a resolver aspectos logísticos o de organización.
Un consejo consultivo ayuda al dueño/fundador de una empresa que creció a base del producto y empeño de una persona a que se vuelva una empresa sostenible en el tiempo.
En BTC apoyamos a definir el consejo consultivo que necesitas y convertir esta práctica en un método de trabajo sencillo, ágil, poderoso y permanente. Contáctanos pronto para que te ayudemos a definir un rumbo claro y a hacer que las cosas sucedan. ¿Cuándo podemos empezar a trabajar de esta manera con tu empresa?