¿Porqué debemos prestarle atención?
Es interesante la “situación” cultural en las PyMEs de México que tiene que ver con el cumplimiento en tiempo y forma a los clientes. Un día o dos de retraso o un retrabajo parece no ser tanto problema y no se percibe como algo recurrente en la mente de los gerentes y directores de las empresas, ya sea porque sus ventas no se alteran (en su percepción) o su producto es de vital importancia para otros. Ciertamente es más relevante de lo que pensamos y es el factor de decisión en un cliente, sea este potencial o regular, para comprar o adquirir servicios.
Si la empresa hace un verdadero y concienzudo análisis de métricas puede descubrir muchas situaciones internas que generan procedimientos ineficientes. Nuestros fallos afectan a los clientes en una medida que desconocemos, y una métrica que se nos olvida permanentemente es su tranquilidad para cumplir hacia “adentro” de su empresa.
Todo esto impide un servicio eficiente y facturación rápida, y por tanto, resulta en un flujo de efectivo apretado, que en tiempos de económica disminuida o recesiva se vuelven la diferencia entre sobrevivir o crecer.
Vale la pena realmente que las PyMEs le dediquen atención a la cadena de suministro o servicio que proveen y van a descubrir probablemente muchas áreas de oportunidad para aumentar eficiencia o bajar costos.
Desde la cotización, orden de compra y adquisición hasta la entrega y facturación se deben considerar como un solo sistema, ya sea para vender-comprar, transformar materia prima o dar servicios. Cada parte de la cadena interna tiene “proveedores” y “clientes”, ya sea de información, procesos o de materiales. Cada parte de la cadena se vuelve a la vez parte del sistema mayor de funcionamiento de la empresa y de algo aún mayor como es la economía.
Mencionamos algunas causas sin ser exhaustivos, solo son las más comunes:
1. Procesos desconectados. Ya sea porqué la educación del director/fundador no tiene esa habilidad o simplemente porqué creció parchándose conforme la empresa crecía. Las áreas no comparten métricas o metas a nivel organizacional o no hay un sentimiento de conexión entre las áreas y cada uno hace lo que “le toca” sin realmente considerar el impacto a nivel organizacional y por ende a los clientes, internos o externos.
2. Personal no preparado o inadecuado. Los costos ya sea de carencia de candidatos, de costo integral de producto, las costumbres (“es que así se ha hecho siempre”), la antigüedad del personal y su costo de liquidación, rencillas internas y el hecho de que muchas veces se responsabilice a las personas menos preparadas a esas áreas (que incluyen compras, almacén, instalación, repartición, etc.) pegan realmente en la calidad final de tiempo y forma a los clientes finales.
3. Sistema complicado u obsoleto. Que para ser llenado desde las entradas hasta la facturación no hagan un proceso ininterrumpido y eficiente (muchas empresas son esclavas de su software en lugar de que el software le facilite la vida).
El objetivo de este artículo es para que las PyMEs realmente le dediquen la atención debida a a estos fallos, que muchas veces parecen ser el último de los problemas de la empresa pero son las que más impacto tienen en los resultados, sin duda se pueden mejorar.
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