No solo las personas sufren trastornos; las Pymes también.

Confieso que este artículo puede incomodar a varias personas. Pero también quiero hacer un énfasis que es con todo respeto, y que la intensión es darle visibilidad a un problema que no parece problema. Es una situación que he estado viendo de forma cada vez más frecuente.

En los últimos 2 años he tenido la fortuna de visitar poco más de 50 empresas en la región, algunas de ellas están enfocadas en los maquinados industriales, que es el tipo de negocio al que le debo mi mayor experiencia. Y en casi la gran mayoría de mis visitas he visto el mismo problema, en diferentes situaciones y con diferente intensidad.

No pretendo abordar el tema desde el aspecto psicológico, aunque si voy a usar algunas definiciones y conceptos de la psicología. Mas bien quiero aprovechar la experiencia que me ha dado la vida para mostrar como esta situación se ve desde distintas perspectivas.

El “mundo de los fierros” es una industria noble, pero cruel al mismo tiempo. Por lo regular, este tipo de negocios maneja márgenes muy atractivos y muchas de estas empresas tienen clientes grandotes que pagan bien; pero no pagan rápido. Por lo regular mínimo son 60 días; pero la triste realidad es otra. Para obtener pagos las pymes pasan por viacrucis al que ya las Pymes se acostumbraron. Y esos grandes márgenes se ven atrapados en el poco flujo de efectivo.

Además, parece una industria minúscula, pero la realidad es otra. Es una industria pulverizada. No hay producto en el mundo que se produzca de forma industrial que no esté ligado con el maquinado de piezas. Es una industria que está en todas partes; pero en esta no hay un referente en la industria con quien podamos comparar, como por ejemplo. CocaCola/Pepsi, Apple/Microsoft, Boeing/Airbus, Ford/GM por mencionar algunos que sirvan de referente.

El trastorno detectado: La oniomanía en la Pyme

La oniomanía es el término que se le da a las compras compulsivas. Si, leíste bien. Es el nombre del trastorno psicológico que se caracteriza por esa preocupación excesiva por comprar por impulso; es un mecanismo de afrontamiento para lidiar con emociones negativas o estrés.

Y es un problema que también presentan las pymes. En algunas ocasiones estas compras no afectan mucho a la empresa y se ven como gustos que se dan los dueños… pero en otras ocasiones estos gustos llegan a proporciones millonarias.

Conozco un par de casos donde han comprado maquinaria CNC a crédito. Y en ambos casos tuvieron la misma justificación de compra. “Querían subir de nivel y hacer más eficiente a la empresa”. Y para ello buscaron el financiamiento necesario y además desembolsaron una buena cantidad de dinero para el anticipo.

Al día de hoy tienen la máquina en su empresa, llevan varios meses pagando la maquina con todos y los aditamentos que estas necesitan. Lo que no tiene sentido es que la maquina aún no está operando; no se ha terminado de instalar, no tienen quien opere la maquina y no hay proyectos que le den trabajo a esas máquinas.

Esos son casos extremos, y ayudan de ejemplo. Pero en la gran mayoría se presenta este tipo de trastorno, solo que se manifiesta de manera casi imperceptible. Se compran todo tipo de insumos innecesarios desde materia prima, refacciones, papelería, equipos hasta artículos promocionales que no solo lastiman el flujo, sino que ademas esconden una gran cantidad de desperdicios de sus procesos, saturan los espacios de trabajo y se llenan de herramientas y artículos innecesarios para su trabajo.

El espectro de este problema es muy amplio pero te dejo 4 de las principales causas que producen este malestar.

1- Las finanzas de la Pyme.

En el mundo financiero internacional la frase “Cash is King” es tan clara como el agua, pero la realidad es que necesita interpretación como si fuera un verso bíblico. El termino cash no se refiere a las monedas y billetes que conocemos como efectivo. Se refiere a un estado financiero, el de flujo de efectivo. El cual se obtiene de análisis horizontales de los balances generales y los estados de resultados… y ahí es donde radica gran parte de este problema.

En una gran mayoría de las pymes existe no solo un desconocimiento de finanzas, sino una apatía en general respecto a este tipo de temas. Por lo abrumador que es llevar tantos pendientes a la vez optan por relegar la responsabilidad de “los números” a un despacho contable externo, sin darse cuenta de lo que sucede. Analógicamente es como volar un aeronave que atraviesa un huracán pero sin entender lo que dicen los controles del tablero.

Quiero hacer pausa aquí. No estoy diciendo que los contadores estén haciendo mal su trabajo; al contrario. Lo que busco es resaltar que la responsabilidad recae en las Pymes, pero estas (por lo general) no analizan la información que sale de una contabilidad. Y se toman decisiones desinformadas; lo peor es que transfieren la culpa a los días de crédito que su cliente exige y que los proveedores no ofrecen los mismos términos. No ven que son esas pequeñas decisiones, tomadas una y otra vez, acumulando recursos malgastados y desviando el enfoque de la verdadera misión de la empresa.

Poniendo el dedo en la llaga al problema de la oniomanía, si estas al frente de una Pyme y no sabes interpretar estados financieros no quiere decir que te tienes que poner a estudiar finanzas (sabes que no tienes tiempo); significa que necesitas pedir ayuda.

2- La identidad de la empresa.

Podemos entender por identidad empresarial como esa parte cultural de la empresa que busca mostrarse ante el mundo. No podemos negar que vivimos en una zona muy competitiva donde se han forjado grandes empresas; es normal que relacionemos el estatus de una empresa por su nivel de modernidad y eso impacta directamente en la toma de decisiones. Principalmente al momento de decidir sobre la adquisición de maquinaria o tecnología de punta.

Si de alguna forma te han involucrado en una de estas adquisiciones sabrás de antemano que para este tipo de trámites se requiere procesar muchísima papelería. La primera vez que estuve involucrado en una transacción de estas me llamo la atención el nivel de investigación que se realiza para poder comprar un centro de maquinado y se me quedó muy grabado lo que el broker en su momento me dijo “Con estas máquinas se pueden fabricar todo tipo de artefactos, hasta bombas nucleares” … un poco exagerado, pero no fuera de la realidad. En fin, entre toda la información que se solicita se piden estados financieros.

Y como te habrás dado cuenta, si hay estados financieros, entonces hay información para tomar ese tipo de decisiones… Solo que esta información es analizada por quienes venden la maquinaria para saber si les van a poder pagar. No para ver si es lo conveniente para la empresa.

Pero así como el síntoma anterior tiene solución este también. Si tienes la creencia de que con la compra de esa nueva máquina se van a solucionar tus problemas de producción pero no has hecho un análisis del proyecto de inversión la invitación nuevamente es a pedir ayuda o consejo sobre esta adquisición. Asegúrate que al comprar maquinaria o tecnología el beneficio sea para tu empresa, no solo para quien hace la venta.

3- El “sentido” de urgencia.

Un factor común de las empresas donde se presentan este tipo de compras es el sentido de “urgencia”. Se percibe que en la cultura de ese tipo de empresas no solo se incita, sino se aplaude y premia a quienes todo el tiempo y a todas horas están acelerados atendiendo urgencias.

Cabe mencionar que dentro de mis visitas no visite a cuerpos de bomberos, protección civil, primeros auxilios, cruz roja, hospitales, policías o de ese tipo de organismos quienes realmente son los SI que atienden las urgencias. Incluso manejan una codificación muy interesante para los niveles de urgencia que es para otro tema.

Seamos honestos, las urgencias en las empresas es el resultado de la carencia de planeación. Y no está mal atender urgencias, de hecho es un nicho muy interesante y redituable; pero se tiene que entender que el modelo de negocio debe de ser diferente.

Y es en esa carencia de diferencia donde la pyme se boicotea a sí misma. Por atender las urgencias de nuestro cliente principal hacemos compras compulsivas para “dar el servicio” el cual se intuye que se pagará con el trabajo a futuro. Lo peor del caso es que estas urgencias no se cobran como tal y las condiciones de pago no se modifican.

En otras palabras, por “dar servicio” no solo hacen compras compulsivas usualmente de contado y a precios más altos, por lo regular con muchísimo material sobrante si no que además lo dan con un precio bajo y con todas las condiciones de financiamiento (que ninguna financiera otorga) para darle gusto a ese cliente.

Re-parafraseando, no estoy diciendo que no se deban de dar los servicios de urgencia. Digo que se deben de manejar en condiciones diferentes.

4- La organización ad-hoc

También un factor común es que en las empresas donde se tiene este problema son empresas que ofrecen “soluciones a la medida de tus necesidades”.

Y así con esa ambigüedad es que operan este tipo de empresas, son empresas donde la documentación y estandarización de procesos son un pendiente mas en la lista, así como la planeación o la visión a “largo plazo”. Para estas empresas la inconsistencia es el pan de cada día.

Y nuevamente aclaro, no quiero satanizar el enfoque ad-hoc. Este es bueno para algunas start-up o incluso para microempresas en las etapas INICIALES. Pero a medida que la empresa crece es crucial el desarrollo de estructuras y procesos. Solo que si la persona que está enfrente de la empresa tiene el síndrome de SúperMan va a ser imposible que suceda… y si tú eres esa persona pregúntate. ¿Cuándo fue la última vez que tomaste unas vacaciones sin atender el teléfono, correos y mensajes de la empresa?

Cash is king!

En el mundo de los negocios se puede analizar a cualquier tipo de empresa desde una perspectiva financiera. No importa si eres B2C o B2B, si fábricas, comercializas o das servicios. A todas las empresas se les puede medir con los mismos métodos. Porque al final del día eso son las finanzas. Métodos de análisis.

Si no estas familiarizado con este tipo de temas la invitación es que te acerques con alguien de tu confianza que le entienda y te pueda ayudar. De todas formas aquí te dejo unos datos interesantes que pueden ser de utilidad:

1. El primer renglón de un estado de resultados son las ventas. Sin estas no hay nada que analizar. Nunca las descuides.

2. Importa más el flujo de efectivo que la utilidad; siempre y cuando esta última sea positiva.

3. Puedes tener una empresa con margen de utilidad pero con flujo de efectivo negativo.

4. También puedes tener una empresa con pérdidas y flujo de efectivo positivo.

5. Evita estar en cualquiera de los dos puntos anteriores.

6. La valuación de una empresa no está ligada con sus ventas; pero si hay un vínculo en su generación de flujo de efectivo.

7. Así como no hay clientes pequeños, no hay negocios pequeños. El termino Pyme es solo una segmentación.

Espero que saber estas causas te ayuden en la toma de decisiones.

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Escrito por César Gonzalez en colaboración con BTC – Consejos Consultivos Empresariales. Para mayor información www.expertbtc.com o expertos@expertbtc.com.